Le syndic de copropriété : ce qu'il doit faire et comment le changer

Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Il agit au nom et pour le compte de l'ensemble des copropriétaires, dans les limites des missions listées dans son contrat : il exécute les décisions de l'assemblée générale (assemblée générale) et applique le règlement de l'immeuble (règlement de copropriété).

Le syndic professionnel est une personne physique ou morale qui exerce cette activité et qui est rémunérée pour cela. D'après la source, il doit obligatoirement remplir en même temps trois conditions.

• Être titulaire d'une carte professionnelle (carte professionnelle) portant la mention « syndic de copropriété », délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (CCI).
• Justifier d'une garantie financière (garantie financière) : elle sert à garantir le remboursement des fonds de l'immeuble en cas de faillite du syndic ou de détournement de fonds.
• Justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle (assurance responsabilité civile professionnelle), pour couvrir les dommages causés au syndicat des copropriétaires ou à un copropriétaire.

Le syndic non professionnel est une personne physique, obligatoirement copropriétaire du même immeuble, qui n'en fait pas son métier et n'a donc pas besoin d'une carte professionnelle. La source distingue deux types : le syndic bénévole et le syndic coopératif (voir le dernier chapitre).

La gestion comptable et financière de l'immeuble est un bloc de missions à part. C'est souvent là que naissent les reproches des copropriétaires.

• Établir le budget prévisionnel (budget prévisionnel) — le syndic professionnel le fait en concertation avec le conseil syndical — et le faire voter chaque année par l'assemblée générale.
• Tenir la comptabilité séparée du syndicat : enregistrer toutes les dépenses (assurance, ménage, gardien, eau, ascenseur) et les recettes dans un document appelé grand livre, établir les comptes annuels et les faire voter.
• Déterminer le montant des charges (charges) de chaque copropriétaire, envoyer les appels de fonds correspondants et s'occuper du recouvrement des charges impayées.
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires dans les 3 mois de sa désignation. Sur les relevés, le titulaire du compte doit être le syndicat des copropriétaires, et non le syndic.
• Ouvrir un compte séparé pour le fonds travaux obligatoire (fonds travaux) et, en cas d'emprunt bancaire collectif, un compte séparé pour cet emprunt.

Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

• Immatriculer l'immeuble au registre national des copropriétés et établir puis mettre à jour la fiche synthétique, une courte fiche d'identité de l'immeuble.
• Établir et tenir à jour la liste de tous les copropriétaires avec l'indication de leurs lots, leur état civil, leur domicile et leur adresse électronique.
• Faire appliquer le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale.
• Organiser chaque année l'assemblée générale : la préparer, la convoquer, y être présent, rédiger le procès-verbal (procès-verbal) et l'envoyer à tous les copropriétaires.
• Gérer l'immeuble au quotidien : entretenir les parties communes (ménage, petites réparations, entretien de l'ascenseur), veiller à la sécurité des occupants (par exemple le respect des normes incendie) et, en cas d'urgence, faire réaliser les travaux nécessaires.
• Inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée tous les travaux qu'il juge utiles ou nécessaires à la préservation de l'immeuble (réfection de la toiture, ravalement, rénovation énergétique).
• Souscrire l'assurance de l'immeuble (assurance multirisques immeuble), déclarer les sinistres touchant les parties communes et assurer la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires.
• Établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble (carnet d'entretien).
• Représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes de la vie civile, lors de l'acquisition ou de la cession de parties communes et en justice.
• Informer les copropriétaires et les occupants lorsque l'immeuble fait l'objet d'une procédure de police de la sécurité et de la salubrité des immeubles.
• Gérer les archives du syndicat et les salariés de l'immeuble (par exemple le gardien) : les embaucher, les licencier, fixer leurs conditions de travail.

Le syndic professionnel doit en plus obtenir l'autorisation de l'assemblée générale pour signer un contrat avec une entreprise ou un prestataire qui lui est lié.

Le syndic doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de gestion de l'immeuble. On y entre avec un code personnel, et les documents doivent pouvoir être téléchargés et imprimés. L'étendue de l'accès varie selon qu'il s'agit des membres du conseil syndical, de l'ensemble des copropriétaires ou de votre propre lot.

• Aux membres du conseil syndical, d'après la source, doit être accessible au minimum : la liste de tous les copropriétaires.
• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et le relevé général des charges et produits de l'exercice clos.
• Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires.
• Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat pour les procédures en cours et les décisions de justice dont les délais de recours ne sont pas encore expirés.
• La carte professionnelle du syndic, l'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et l'attestation de garantie financière en cours de validité.

À l'ensemble des copropriétaires, d'après la source, doit être accessible au minimum l'ensemble de documents suivant.

• Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les actes publiés qui les modifient.
• La dernière fiche synthétique de l'immeuble et le carnet d'entretien.
• Les diagnostics techniques des parties communes en cours de validité.
• Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat, en cours de validité.
• L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat, sauf les contrats de travail.
• Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours.
• Les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant examiné les comptes et les devis de travaux qui y ont été approuvés.
• Le contrat du syndic en cours.

Pour votre propre lot, le syndic doit mettre à disposition votre compte individuel de copropriétaire (après approbation des comptes annuels par l'assemblée), le montant des charges courantes et hors budget des 2 derniers exercices clos, la part du fonds de travaux rattachée à votre lot et les appels de fonds des 3 dernières années.

Le mandat du syndic prend la forme d'un contrat-type obligatoire, dont le contenu est réglementé par la loi. Le modèle est publié sur Legifrance. Le contrat fixe la durée du mandat avec des dates de début et de fin, les conditions de la rémunération, le détail des prestations et les conditions d'exécution de la mission.

Le contrat peut aussi prévoir d'autres prestations qui ne relèvent pas des missions de base du syndic. Ces prestations doivent être demandées et autorisées à l'avance par l'assemblée générale, par un vote à la majorité absolue.

La durée du mandat est de 3 ans maximum. Exception : si le syndic, ou une personne avec laquelle il vit en couple ou est lié (par exemple un employé), a participé à la construction de l'immeuble comme promoteur ou architecte, la durée est de 1 an maximum. Le mandat est renouvelable, mais chaque renouvellement doit être voté en assemblée générale à la majorité absolue.

Dans un immeuble déjà existant, le syndic est désigné en assemblée générale par un vote à la majorité absolue, appelée majorité de l'article 25. La procédure se déroule en plusieurs étapes.

1. Avant l'assemblée, le conseil syndical réalise une mise en concurrence : il demande à plusieurs syndics un projet de contrat et une fiche d'information sur le prix et les prestations. Cela vaut aussi bien pour la désignation d'un nouveau syndic que pour le renouvellement du contrat en cours.
2. Les projets de contrat sont envoyés aux copropriétaires en même temps que l'ordre du jour et sont annexés à la convocation à l'assemblée générale.
3. En assemblée, les projets de contrat sont examinés l'un après l'autre et les copropriétaires votent successivement sur chaque candidature. Dès qu'un projet obtient la majorité absolue, il n'est plus nécessaire d'examiner les autres.
4. La même décision de l'assemblée générale désigne le syndic et approuve son contrat de mandat.

La mise en concurrence n'est pas obligatoire si l'immeuble n'a pas de conseil syndical ou si les copropriétaires s'y sont opposés l'année précédente à la majorité absolue. Par ailleurs, tout copropriétaire peut demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour l'examen d'un ou plusieurs projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cette fin.

Si aucun candidat n'obtient la majorité absolue de l'article 25, mais qu'au moins l'un d'eux recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote immédiat est possible, cette fois à la majorité de l'article 24.

Pour ne pas renouveler le contrat, l'immeuble inscrit à l'ordre du jour d'une assemblée tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat la désignation d'un nouveau syndic et la fixation d'une date de fin anticipée du contrat en cours. Si l'initiative vient du syndic lui-même, il informe le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant cette assemblée. Les dates de fin de l'ancien contrat et de début du nouveau interviennent au plus tôt 1 jour franc après l'assemblée.

Dans un immeuble nouvellement créé, la désignation d'un syndic provisoire est obligatoire : elle est en général faite par le promoteur et mentionnée dans le règlement de copropriété, pour une durée d'un an maximum. Ensuite le contrat prend fin automatiquement ; le syndic provisoire doit donc convoquer la première assemblée générale durant cette année, pour y voter soit le maintien du syndic provisoire (après mise en concurrence), soit la désignation d'un nouveau syndic.

Il arrive que l'assemblée convoquée pour cela ne désigne aucun syndic, par exemple parce que le mandat n'a pas été renouvelé ou que la majorité requise n'a pas été atteinte. Dans ce cas, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire (tribunal judiciaire) du lieu où se trouve l'immeuble.

D'après la source, peuvent présenter cette demande un ou plusieurs copropriétaires, le maire de la commune ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

La responsabilité du syndic peut être engagée s'il a commis une faute, civile ou pénale, dans l'exercice de ses fonctions, et que cette faute est à l'origine d'un dommage.

Envers le syndicat des copropriétaires, la responsabilité du syndic est contractuelle : pour l'engager, le syndicat doit prouver que le syndic a rempli ses missions de façon incorrecte ou incomplète et que cette faute est bien à l'origine d'un dommage financier ou matériel. La source donne des exemples de situations où la responsabilité du syndic a pu être retenue.

• Ne pas exécuter les décisions de l'assemblée générale, par exemple ne pas agir en justice contre un notaire ou un copropriétaire.
• Commander des travaux non urgents sans autorisation de l'assemblée, ou commander des travaux supplémentaires non autorisés.
• Régler de façon erronée ou abusive les factures de prestataires et de fournisseurs.
• Faire des appels de fonds insuffisants pour couvrir les dépenses courantes de l'immeuble ou les réparations nécessaires.
• Ne pas réaliser les travaux de réfection utiles.
• Ne pas informer de la nécessité de souscrire une assurance dommages-ouvrage pour des travaux de ravalement.

Un copropriétaire seul peut lui aussi engager la responsabilité du syndic s'il prouve que celui-ci a rempli ses missions de façon incorrecte ou incomplète, ou commis une faute étrangère à ses fonctions, et que cela lui a causé un préjudice personnel, financier, matériel ou moral. Le syndic répond en outre envers les tiers : salariés du syndicat, locataires, fournisseurs, prestataires, voisins.

La responsabilité pénale est possible si la faute du syndic constitue une infraction pénale. La source distingue trois catégories : les infractions volontaires dans la gestion financière (abus de confiance, escroquerie, détournement de fonds), les infractions involontaires (par exemple des blessures dues à un défaut d'entretien ou de surveillance) et les infractions à une législation spéciale : règles d'urbanisme, d'hygiène, de sécurité, sanitaires ou droit du travail.

1. Identifiez le manquement précis du syndic à ses fonctions et assurez-vous que c'est bien lui qui est à l'origine du dommage : le préjudice doit être une conséquence de la faute que vous lui reprochez.
2. Évaluez le montant du dommage, par exemple à l'aide de devis ou de factures.
3. Envoyez au syndic une lettre de mise en demeure (mise en demeure) par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle détaille les faits, les manquements et le dommage subi, et demande une compensation financière et/ou la rectification des agissements critiqués dans un délai raisonnable.
4. Si c'est le syndicat des copropriétaires qui agit, une décision de l'assemblée générale est nécessaire. Contre un ancien syndic, le syndic en exercice doit être autorisé par une décision prise à la majorité de l'article 24, précisant l'objet, les personnes visées et la nature de l'action.
5. Si l'action vise le syndic en exercice, le président du conseil syndical convoque une assemblée générale pour obtenir une délégation expresse d'agir contre le syndic défaillant.
6. Si le syndic ne réagit pas ou persiste dans ses fautes, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire du domicile du défendeur, c'est-à-dire du siège du syndic. Si le syndic a commis des infractions pénales, il est aussi possible de déposer une plainte.

Pour la représentation en justice, la source distingue deux cas : si le montant du litige est inférieur ou égal à 10 000 €, l'accompagnement par un avocat est recommandé ; s'il est supérieur à 10 000 €, la représentation par un avocat est obligatoire. L'accompagnement par un avocat est aussi recommandé pour les actions en réparation du dommage et pour la demande de révocation du mandat du syndic.

Le syndic bénévole est une personne physique, propriétaire d'un ou plusieurs lots dans l'immeuble. Il peut y habiter ou non. Le syndic coopératif est aussi une personne physique, mais il doit remplir en même temps deux conditions : être propriétaire d'un ou plusieurs lots et être président du conseil syndical.

D'après la source, les missions du syndic non professionnel sont pour l'essentiel les mêmes : budget, comptabilité, charges et appels de fonds, compte bancaire au nom du syndicat dans les 3 mois de la désignation, compte pour le fonds travaux, immatriculation de l'immeuble, fiche synthétique, assemblée annuelle avec procès-verbal, entretien de l'immeuble, assurances, carnet d'entretien, représentation du syndicat.

La candidature d'un syndic bénévole est inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale et votée à la majorité absolue. Le passage à la forme coopérative est plus compliqué : on vérifie d'abord que le règlement de copropriété ne l'interdit pas (s'il l'interdit, il faut le modifier), puis on adopte le passage à la majorité absolue et on désigne obligatoirement, lors de la même assemblée, le conseil syndical. Le syndic coopératif est élu par les membres du conseil, parmi eux, et en est le président.

Pour le contrat : le syndic non professionnel non rémunéré n'a pas l'obligation de proposer un contrat conforme au contrat-type. Cela concerne celui qui ne perçoit aucune rémunération ou seulement le remboursement des frais nécessaires ; il peut choisir de se soumettre ou non aux exigences du contrat-type. Le syndic rémunéré, lui, doit se conformer au contrat-type : il y fixe la durée du mandat avec les dates, le détail des missions et les conditions de rémunération.

La durée du mandat du syndic non professionnel est de 3 ans maximum, et le renouvellement se vote en assemblée à la majorité absolue. La procédure de non-renouvellement est la même que pour le professionnel : assemblée dans les 3 mois précédant la fin du contrat, information du conseil syndical au plus tard 3 mois avant, nouvelles dates au plus tôt 1 jour franc après l'assemblée. Une fin de mandat anticipée doit être justifiée par des fautes suffisamment graves du syndic.