Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 15 juillet 2026

Oformi accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles. La présente politique explique quelles données nous traitons, pourquoi, avec qui, combien de temps, et quels sont vos droits, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés ».

Responsable de traitement

Le responsable du traitement est l’éditeur du site (voir les mentions légales) : Edouard Baillot, entrepreneur individuel, 14 avenue Jean Jaurès, 91120 Palaiseau, France. Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@oformi.fr.

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n’est désigné : l’activité ne relève d’aucun des cas rendant sa désignation obligatoire (pas de suivi systématique à grande échelle, pas de traitement à grande échelle de données sensibles). Les documents de santé sont refusés (voir ci-dessous).

Finalités et bases légales

• Fourniture du service (création de dossiers, génération de courriers à partir de modèles vérifiés, suivi des échéances, envoi de courriers recommandés) — exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
• Création et gestion de votre compte, authentification par lien email — exécution du contrat.
• Lecture automatisée de vos documents (OCR), extraction de champs pour préremplir les courriers, navigateur documentaire — intérêt légitime (art. 6.1.f), avec minimisation des données (voir « Sécurité »).
• Assistance, sécurité, prévention des abus, amélioration du service — intérêt légitime.
• Facturation et comptabilité — obligation légale (art. 6.1.c ; Code de commerce).
• Mesure d’audience (statistiques anonymes, sans cookie) — intérêt légitime.

Catégories de données traitées

• Compte et profil : email, nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale, numéro AGDREF (si vous le renseignez), signature manuscrite numérisée.
• Documents des dossiers : pièces que vous téléversez (titres de séjour, passeports, courriers d’administration, justificatifs…), conservées dans un espace documents privé et chiffré.
• Champs extraits de vos documents par lecture automatisée (nom, numéro de document, dates…).
• Journaux d’interaction avec l’assistant / le navigateur (questions posées, réponses fournies).
• Données de paiement : gérées par Stripe. Nous ne stockons pas vos numéros de carte bancaire.
• Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, date et heure de validation de vos courriers (preuve que vous avez relu et signé avant tout envoi).

Données de santé

Les documents à caractère médical sont refusés au téléversement et ne sont pas conservés. Le traitement de données de santé (art. 9 RGPD) est hors du périmètre du service.

Sous-traitants et destinataires

Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont partagées uniquement avec des sous-traitants qui agissent sur nos instructions, dans le cadre du service, chacun lié par un accord de traitement des données (DPA) :

• Supabase (Union européenne) — hébergement de la base de données, de l’authentification et de l’espace documents.
• Stripe — traitement des paiements et conservation des factures.
• Mistral AI (Union européenne) — lecture automatisée des documents, extraction de champs et navigateur documentaire, en recevant le minimum de données nécessaires.
• Resend — envoi des emails transactionnels (lien de connexion, notifications).
• Merci Facteur — impression et envoi postal des courriers recommandés (LRAR), en votre nom, avec les seules données nécessaires à l’envoi (nom, adresse, contenu du courrier que vous avez validé).
• Umami (auto-hébergé, Union européenne) — mesure d’audience sans cookie et sans traceur publicitaire.

Durées de conservation

• Documents des dossiers : jusqu’à la clôture du dossier, puis conservés 24 mois avant suppression.
• Journaux d’interaction avec l’IA : 12 mois.
• Compte et profil : pendant toute la durée de vie du compte. Après suppression du compte, effacement sous 30 jours (sauf données à conserver au titre d’une obligation légale).
• Factures : 10 ans (obligation comptable — Code de commerce ; conservées chez Stripe).

Localisation des données

L’ensemble des services et de l’hébergement est situé dans l’Union européenne. Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est effectué sans garanties appropriées ; si un tel transfert devenait nécessaire, la présente politique serait mise à jour.

Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité de vos données, et du droit de retirer votre consentement. Pour l’exercer, écrivez à contact@oformi.fr. En attendant la mise en place de l’export et de la suppression en libre-service, vos demandes sont traitées manuellement dans un délai maximum d’un mois.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

Cookies et traceurs

La mesure d’audience utilise Umami, une solution sans cookie qui ne collecte pas de données permettant de vous identifier ; elle ne requiert donc pas de consentement. Nous n’utilisons aucun cookie publicitaire ni traceur tiers.

Un stockage strictement nécessaire au fonctionnement (état de session de connexion, fourni par Supabase Auth) est utilisé lorsque vous êtes connecté à votre espace ; il est exempté de consentement car indispensable à la fourniture du service que vous demandez.

Sécurité

Vos documents sont stockés dans un espace privé et chiffré ; leur accès se fait par liens signés à durée de validité limitée. Avant tout envoi à un service d’IA, les données sont minimisées (nous transmettons le texte ou les champs nécessaires, pas systématiquement les images brutes). L’accès d’un administrateur à vos documents est journalisé.

Nature du service

Oformi est un service d’assistance administrative, et non un cabinet d’avocats. Les informations fournies ont un caractère documentaire et ne constituent pas un conseil juridique.